Des documents patients accessibles sous la règle HHS de l'article 504
Bénéficiaires de 15 employés ou plus : 11 mai 2027 · Moins de 15 : 10 mai 2028
Si votre organisation reçoit une aide financière fédérale du HHS, la règle de 2024 sous l'article 504 exige que votre contenu Web — y compris les PDF que les patients utilisent vraiment — respecte le niveau AA des WCAG 2.1.
DocoMatic remédie formulaires d'admission, avis et instructions en WCAG 2.1 AA et PDF/UA, avec des rapports de vérification que votre bureau de conformité peut classer.
Le balayage est gratuit et n'exige aucun compte. L'essai comprend 100 crédits pendant 14 jours, sur un maximum de 10 documents, sans carte.
- Bénéficiaires de 15 employés ou plus
- 7 mois avant le 11 mai 2027
- Bénéficiaires de moins de 15 employés
- 19 mois avant le 10 mai 2028
Mois comptés à partir du jour où cette page a été générée. Le HHS a reporté les deux dates une fois, en mai 2026, et dit qu'il pourrait proposer d'autres modifications à la règle; voir les sources ci-dessous.
La règle du HHS fixe une date pour les documents patients
La règle, les deux dates et où chacune en est aujourd'hui, les exceptions, et où tout cela est écrit.
En mai 2024, le Department of Health and Human Services a publié une règle finale sous l'article 504 de la Rehabilitation Act, exigeant des bénéficiaires d'une aide financière fédérale du HHS que leur contenu Web et leurs applications mobiles — y compris, explicitement, les documents tels que les PDF publiés pour les patients — soient conformes au niveau AA des WCAG 2.1. L'exigence se trouve au 45 CFR 84.84(s'ouvre dans un nouvel onglet).
La date de conformité dépend du nombre d'employés du bénéficiaire, non du montant de l'aide reçue : quinze employés ou plus signifie le 11 mai 2027; moins de quinze signifie le 10 mai 2028. Les deux dates ont été reportées d'un an par une règle finale provisoire du 11 mai 2026(s'ouvre dans un nouvel onglet), et chacune tombe désormais environ 15 jours après la date correspondante de l'ADA Title II — un hôpital public visé par les deux règles planifie donc selon la plus rapprochée.
Pour la plupart des fournisseurs de soins, l'exposition se concentre dans les documents : formulaires d'admission et de consentement, instructions de suivi, politiques d'aide financière. Un patient qui ne peut pas lire les instructions préopératoires, c'est l'échec d'accessibilité que les régulateurs et les plaignants remarquent.
Les deux dates, et où chacune en est
| Date de conformité | S'applique à | État |
|---|---|---|
| 11 mai 2027 | Bénéficiaires comptant 15 employés ou plus | Dans 7 mois |
| 10 mai 2028 | Bénéficiaires comptant moins de 15 employés | Dans 19 mois |
Les deux dates viennent de la règle finale provisoire du 11 mai 2026(s'ouvre dans un nouvel onglet) du Department, 91 FR 25496 (May 11, 2026), amending 45 CFR 84.84(b), qui a reporté d'un an chacune des dates de la règle du 9 mai 2024 et précise que les autres obligations des bénéficiaires sous l'article 504 demeurent, quelles que soient les dates.
Tous les vieux PDF n'ont pas à être corrigés
Le 45 CFR 84.85(s'ouvre dans un nouvel onglet) exempte les documents électroniques conventionnels — PDF, fichiers de traitement de texte, de présentation et de tableur — publiés avant votre date de conformité, sauf s'ils servent actuellement à demander, à obtenir l'accès à ou à participer aux programmes ou activités du bénéficiaire. Un rapport sur la santé communautaire de 2019 relève du premier cas; un formulaire d'admission de 2019 toujours en usage, du second.
Le contenu Web archivé est exempté séparément, à quatre conditions énoncées au 84.10(s'ouvre dans un nouvel onglet) — entre autres qu'il soit conservé exclusivement à des fins de référence, de recherche ou de tenue de dossiers, dans un espace clairement identifié comme archives. L'inventaire sépare les vraies archives de l'arriéré vivant; le conseiller juridique tranche les cas limites.
Sources
Chaque affirmation réglementaire de cette page renvoie à l'une de ces sources primaires.
- HHS Office for Civil Rights : règle finale de l'article 504
- Règle finale provisoire du HHS reportant les dates de conformité Web et mobile, 91 FR 25496 (May 11, 2026), amending 45 CFR 84.84(b)
- Règle finale HHS article 504, Federal Register, 9 mai 2024
- 45 CFR 84.84 — Exigences d'accessibilité Web et mobile (eCFR, texte en vigueur avec les dates reportées)
- 45 CFR 84.85 — Exceptions, y compris les documents électroniques conventionnels préexistants (eCFR)
- Règles pour l'accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.1 du W3C
La règle s'applique-t-elle à nous?
L'article 504 suit le financement, non le secteur. Si votre organisation reçoit une aide financière fédérale du HHS, il s'applique — un bénéficiaire est tout organisme, institution, organisation ou autre entité, public ou privé(s'ouvre dans un nouvel onglet) que l'aide atteint. Le nombre d'employés décide de votre date, non de votre assujettissement.
| Si vous êtes | Vraisemblablement visé |
|---|---|
| Un hôpital public, un district hospitalier ou un service de santé publique | Oui, si vous recevez une aide du HHS — et l'ADA Title II s'applique aussi, avec ses propres dates. Voir les segments des entités publiques. |
| Un réseau de santé sans but lucratif recevant un financement du HHS | Oui. |
| Un centre de santé communautaire ou une clinique financés par des subventions du HHS | Oui. |
| Un cabinet privé qui accepte Medicaid ou CHIP | Habituellement — la participation à Medicaid est généralement considérée comme une aide financière fédérale. Confirmez auprès de votre conseiller juridique. |
| Un fournisseur qui ne reçoit aucun fonds fédéral | L'article 504 ne s'applique pas. D'autres obligations peuvent s'appliquer — notamment l'ADA Title III et le droit de l'État. |
L'assujettissement est une conclusion juridique : ce tableau oriente, il ne tranche pas. Confirmez chaque ligne avec votre conseiller juridique au regard de vos propres sources de financement.
Si les deux règles s'appliquent à vous
La cible technique est la même — WCAG 2.1 AA — et une seule remédiation satisfait aux deux. Les dates, le régulateur et les rapports diffèrent; planifiez selon la date applicable la plus rapprochée.
L'ensemble des documents destinés aux patients
L'arriéré se concentre dans les fichiers dont les patients dépendent le plus. Cinq catégories, et ce que chacune exige.
Formulaires d'admission, de consentement et d'inscription
Des formulaires à remplir avec des champs étiquetés, un ordre de tabulation logique et des indicateurs de champs obligatoires. Ce sont des documents de niveau 3 — des champs interactifs, souvent sur plusieurs pages — et c'est là qu'un échec cesse d'être un constat de conformité pour devenir un patient qui n'a pas pu s'inscrire, ou qui a signé quelque chose qu'il ne pouvait pas lire. L'analyseur recommande le niveau par document et vous le choisissez avant que tout travail ne s'exécute.
La révision humaine est recommandée ici. Un réviseur nommé vérifie ce que les machines ne peuvent pas trancher — si une étiquette correspond à ce que le champ demande — et signe une attestation avant la livraison, pour 10 crédits par page en plus du niveau.
Quels formulaires sont visés. Un formulaire rempli concernant un patient, derrière la connexion à un portail, relève de l'exception de la règle pour les documents individualisés et sécurisés. Le formulaire vierge sur votre site public n'en relève pas.
Avis de non-discrimination et de confidentialité
Exigés par la loi, souvent publiés dans de nombreuses langues, chacun devant avoir sa propre langue déclarée dans le fichier.
Instructions de suivi et de préparation
Les documents que les patients doivent lire et suivre — les défauts ont ici des conséquences cliniques, d'où l'envoi à un réviseur des textes de remplacement ambigus et de l'ordre de lecture.
Politiques d'aide financière et de facturation
Des politiques et des estimations riches en tableaux qui exigent une vraie structure, et non des images numérisées de texte : tableaux balisés, et OCR lorsque la source est une numérisation.
Rapports sur la santé communautaire et la qualité
Des graphiques et des chiffres qui exigent des équivalents textuels significatifs qu'une machine ne peut pas rédiger seule.
Des avis en de nombreuses langues
Les avis de non-discrimination et les mentions d'aide linguistique sont souvent publiés en quinze langues ou plus. Chaque version doit avoir sa propre langue déclarée dans le fichier — sinon, un lecteur d'écran lit un texte espagnol avec une voix anglaise, ce qui n'est pas un échec partiel mais un échec total.
La langue principale de chaque fichier est inscrite dans ses métadonnées sous forme de balise BCP 47 — l'anglais, le français et l'espagnol sont détectés à partir du texte; toute autre langue est définie en révision — et chaque version est vérifiée séparément : un ensemble de quinze avis, ce sont quinze fichiers vérifiés, chacun avec son propre rapport.
Une limite, dite clairement
Notre OCR ne traite que l'anglais. Les PDF nés numériques dans d'autres langues passent normalement par la chaîne structurelle, mais un avis numérisé en espagnol ou en vietnamien ne peut pas être reconnu aujourd'hui, et nous ne vérifions pas encore les textes de remplacement autres qu'en anglais. Si vos avis multilingues sont des numérisations, dites-le-nous avant d'acheter.
Adapté au travail des équipes de conformité
Quatre étapes, autour des personnes qu'un réseau de santé a déjà. Rien de ce que nous exécutons n'écrit sur votre site : c'est vous qui publiez le fichier vérifié.
Étape 1
Connectez vos domaines publics
Nous balayons vos sites publics — réseau, établissements, fondation — et inventorions chaque document publié. Seul le contenu public est balayé — aucune donnée de patient n'est en cause, et nous n'écrivons jamais sur votre site.
Étape 2
La remédiation s'exécute au niveau que vous avez choisi
Vos formulaires, avis et instructions sont remédiés en WCAG 2.1 AA et PDF/UA avec une note de vérification par fichier. La note est la nôtre; à partir du niveau 2, le verdict PDF/UA vient de veraPDF.
Étape 3
La conformité révise les fichiers signalés
Les documents à enjeux élevés — formulaires de consentement, avis — vont à un réviseur nommé de notre équipe d'accessibilité, qui signe une attestation avant la livraison du fichier. Chaque version conserve la trace de ce qui a changé.
Étape 4
Des fichiers vérifiés avec une piste d'audit
Chaque document remédié est accompagné d<verification>un rapport de vérification</verification> que votre bureau de conformité peut produire sur demande.
Par où commencer, dans l'ordre
L'ordre du travail est le même que votre date soit dans quelques mois ou plus loin — et il donne à un bureau de conformité quelque chose à montrer.
Un responsable de la conformité n'a pas besoin qu'on lui dise que la date approche; il lui faut un ordre d'opérations défendable et une trace. La plupart des organisations n'ont jamais compté ce qu'elles publient — c'est la première étape, et elle prend quelques minutes.
L'application de l'article 504 passe par les plaintes et les enquêtes du HHS OCR, et le report a déplacé la date, non le devoir : le Department a écrit que recipients have an ongoing obligation to ensure that their programs and activities offered using web content and mobile apps are accessible to individuals with disabilities
(91 FR 25496)(s'ouvre dans un nouvel onglet) — l'obligation continue de rendre accessibles les programmes offerts par le contenu Web. Ce qui compte quand une plainte arrive, c'est ce que vous pouvez montrer.
Comptez ce que vous publiez
Balayez gratuitement votre site public — quelques minutes, sans compte — pour obtenir le nombre de documents et la part qui échoue aux vérifications automatiques.
Corrigez les documents sur lesquels les patients doivent agir
Formulaires d'admission et de consentement, instructions de suivi, politiques d'aide financière : faible volume, conséquences maximales, et le cas le plus net pour la révision humaine.
Corrigez les avis
Exigés par la loi, publiés dans de nombreuses langues, et généralement rapides : un fichier vérifié par langue.
Tenez une trace
Chaque fichier remédié porte un rapport de vérification daté, et la surveillance attrape ce qui est nouveau. Un programme documenté en cours est une tout autre position que l'absence de programme.
Ceci n'est ni un avis juridique ni un moyen de défense. C'est l'ordre dans lequel le travail se fait.
Voyez votre propre arriéré
Nous ne tenons pas de registre des organisations de santé comme nous le faisons pour les entités publiques — les bénéficiaires du financement du HHS ne forment pas une liste publiée — alors le nombre qui compte, c'est le vôtre.
Balayage gratuit
Balayez plutôt votre propre domaine
Un balayage gratuit vous donne le nombre et la part en échec en quelques minutes, sans compte, et nous n'avons pas besoin de vous avoir déjà balayé. Lancez-le sur le site du réseau, puis sur celui de chaque établissement.
Balayer nos documents publicsUn hôpital public ou un service de santé publique?
Les hôpitaux publics et les services de santé publique ont aussi une page dans nos répertoires d'échéances de l'ADA Title II, avec leurs dates du Title II — distinctes des dates du HHS sur cette page.
Tarification pour le volume en santé
Facturée par page selon le niveau, à des taux de crédits publiés. Avis, instructions et rapports relèvent généralement du niveau 1 ou 2; les formulaires à remplir sont de niveau 3; les dossiers numérisés passent au niveau 2 avec le complément OCR. Les réseaux liquident généralement l'arriéré avec un forfait unique, puis passent à un forfait mensuel.
Un exemple chiffré : un arriéré de 60 000 pages
Un réseau multi-établissements : formulaires, avis dans une douzaine de langues, politiques de facturation. Des chiffres ronds, pour que l'arithmétique se vérifie en comité de conformité; la répartition est illustrative.
| Niveau | Pages | Crédits par page | Crédits |
|---|---|---|---|
| Niveau 1 — texte, titres et listes | 42 000 | 1 | 42 000 |
| Niveau 2 — tableaux, colonnes, images | 15 000 | 4 | 60 000 |
| Niveau 3 — formulaires à remplir | 3 000 | 30 | 90 000 |
| Révision humaine sur les pages de formulaires | 3 000 | 10 | 30 000 |
| Total | 60 000 | 222 000 |
Le forfait d'arriéré de 250 000 crédits coûte 37 500,00 $ US — 0,15 $ US le crédit, avec 24 mois pour l'utiliser — et couvre donc cet arriéré avec des crédits en réserve.
Pour les publications courantes, Growth coûte 999,00 $ US par mois pour 4 000 crédits et 3 domaines surveillés; Scale coûte 2 999,00 $ US par mois pour 15 000 crédits, pour les réseaux comptant de nombreux sites d'établissements.
Les pages numérisées ajoutent 2 crédits par page pour l'OCR au niveau 2. La révision humaine ajoute 10 crédits par page en plus du niveau du document.
Une estimation, pas une soumission : le niveau est évalué page par page lorsque le travail s'exécute, et vous le voyez avant que quoi que ce soit soit facturé.
Aucun document qui échoue à la vérification ne vous est facturé. Comment fonctionne la règle de non-facturation.
Comment les réseaux de santé achètent
Le paiement par carte s'ouvrira avec le lancement de notre facturation. Aujourd'hui, les forfaits et les crédits sont convenus par soumission et payés par bon de commande.
Bons de commande avec facturation net 30 à net 60, payés par ACH. Nous acceptons les certificats d'exemption fiscale, et un formulaire W-9 est disponible sur demande.
Aucun renseignement médical protégé sans une entente d'associé en affaires (BAA) signée. Les documents publics n'en contiennent pas, si bien que la plupart des clients n'en ont jamais besoin; si votre politique exige une BAA quoi qu'il en soit, une telle entente est offerte sur demande — voir la FAQ et l'article 11 de l<dpa>Entente sur le traitement des données</dpa>.
L'authentification unique (SSO) est incluse dans chaque forfait payant. Membres d'équipe : 5 avec Starter, 15 avec Growth, 50 avec Scale.
Questions du secteur de la santé
La règle HHS de l'article 504 s'applique-t-elle à notre organisation?
Elle s'applique aux bénéficiaires d'une aide financière fédérale du HHS, publics ou privés — la plupart des hôpitaux, réseaux de santé, cliniques et fournisseurs participant à Medicaid et à d'autres programmes financés par le HHS. Le nombre d'employés décide de votre date de conformité, non de votre assujettissement; savoir si vos sources de financement sont visées est une question pour votre conseiller juridique.
Quelles sont les dates de conformité?
Les bénéficiaires de quinze employés ou plus doivent se conformer d'ici le 11 mai 2027; ceux de moins de quinze employés d'ici le 10 mai 2028. Le HHS a reporté les deux dates d'un an par une règle finale provisoire du 11 mai 2026, et dit qu'il pourrait proposer d'autres modifications à la règle de 2024. Les hôpitaux publics et les services de santé publique relèvent aussi de l'ADA Title II, dont les dates sont fixées séparément.
DocoMatic touche-t-il aux données des patients?
Seulement si vous en téléversez, et vous ne devez pas téléverser de renseignements médicaux protégés à moins que DocoMatic ait d'abord signé avec vous une entente d'associé en affaires (BAA). Notre surveillance ne balaie que le contenu Web public — formulaires vierges, avis, instructions — qui ne contient normalement aucune donnée de patient. Les fichiers téléversés font l'objet d'une détection des logiciels malveillants avant leur traitement et ne servent jamais à entraîner des modèles, et les téléversements des outils publics sont supprimés en 24 heures. Voir l'article 11 de notre Entente sur le traitement des données.
Pouvez-vous rendre nos formulaires d'admission remplissables et accessibles?
Oui — les formulaires sont notre niveau de remédiation le plus élevé, le niveau 3 : champs étiquetés, ordre de tabulation logique et regroupement correct des choix, à 30 crédits par page, et nous recommandons la révision humaine pour eux. Un formulaire qui échoue à notre seuil de vérification n'est pas facturé.
Comment la tarification fonctionne-t-elle pour un réseau multi-établissements?
Des crédits par page partagés entre les espaces de travail, pour que chaque établissement ait ses propres rapports pendant que le réseau achète le volume une seule fois. Une page coûte 1 crédit au niveau 1, 4 au niveau 2 et 30 au niveau 3; un crédit coûte 0,20 $ US–0,30 $ US avec un forfait mensuel, et les forfaits d'arriéré reviennent moins cher par crédit.
Les dates ont été reportées. Devrions-nous attendre?
Le report a déplacé les dates, non l'obligation : la règle finale provisoire indique que le devoir des bénéficiaires de rendre accessibles les programmes qu'ils offrent par leur contenu Web demeure, quelles que soient les dates. Compter ce que vous publiez prend quelques minutes, les formulaires sur lesquels les patients doivent agir valent la peine d'être corrigés quel que soit l'échéancier, et attendre, c'est un arriéré plus gros le jour où la date arrive.
L'article 504 s'applique-t-il aux cabinets privés?
Si le cabinet reçoit une aide financière fédérale du HHS, oui — la règle vise les bénéficiaires privés autant que publics, et la participation à Medicaid est généralement considérée comme une aide financière fédérale. Un cabinet de moins de quinze employés est visé à la date la plus tardive, le 10 mai 2028. Confirmez vos propres sources de financement avec votre conseiller juridique.
Avons-nous besoin d'une BAA?
Pour des documents publics, non : nous ne traitons que les fichiers publics que vous ou vos systèmes nous envoyez, ou que notre balayeur trouve sur votre site Web, et aucun renseignement médical protégé n'est en cause. Si vous comptez téléverser des documents contenant des renseignements médicaux protégés, une entente d'associé en affaires doit d'abord être signée — DocoMatic n'accepte de renseignements médicaux protégés sur aucune autre base. Une telle entente est offerte sur demande à legal@docomatic.ai; si votre politique exige une BAA quoi qu'il en soit, dites-le-nous.
Les documents des portails patients sont-ils visés?
La règle vise le contenu Web et les applications mobiles qu'un bénéficiaire fournit, y compris les documents derrière une connexion, avec une exception pour les documents individualisés et protégés par mot de passe concernant un patient précis. La surveillance ne balaie pas derrière une connexion; les documents de portail nous parviennent donc par téléversement ou par une connexion — et si l'un d'eux pouvait contenir des renseignements médicaux protégés, une entente d'associé en affaires vient d'abord.
Soyez prêts avant votre date HHS
Commencez par savoir ce que vous publiez — la plupart des organisations n'ont jamais compté, et un balayage gratuit vous donne le nombre et la part en échec en quelques minutes, sans compte. Ou commencez avec 100 crédits gratuits — environ 100 pages simples, 25 pages complexes ou 3 pages de formulaires à remplir, sur un maximum de 10 documents en 14 jours — et vérifiez d'abord notre qualité sur vos propres formulaires.