L'exception d'archivage ne sauvera pas la plupart de vos PDF

Une rumeur réconfortante circule dans les bureaux des greffiers et les services des TI : les vieux PDF sont exemptés, donc l'arriéré ne compte pas vraiment. L'exception du contenu archivé de la règle de l'ADA Title II est réelle — mais elle est plus étroite que la rumeur, et la plupart des documents que les gens espèrent y faire entrer ne se qualifient pas. Voici ce que dit réellement l'exception, et comment l'appliquer sans parier.

Que couvre réellement l'exception du contenu archivé?

Un contenu Web n'est excepté que s'il remplit les quatre conditions : il a été créé avant votre date de conformité (ou reproduit des documents papier qui la précèdent); il n'est conservé qu'à des fins de référence, de recherche ou de tenue de dossiers; il se trouve dans une section d'archives dédiée et clairement identifiée; et il n'a pas été modifié depuis son archivage (fiche d'information ADA.gov).

Les quatre. Qu'il en manque une et le contenu est visé comme tout le reste. La condition que les entités échouent le plus souvent est la troisième : un PDF vieux de dix ans qui se trouve dans le même dossier de documents que l'ordre du jour de ce mois-ci n'est pas dans une section d'archives dédiée, quel que soit son âge.

Et l'exception des documents préexistants?

Il existe une deuxième exception, distincte, pour les documents électroniques conventionnels — PDF, fichiers de traitement de texte, présentations et tableurs — qui étaient disponibles sur votre site avant votre date de conformité (règle finale, Federal Register). Contrairement à l'exception du contenu archivé, elle n'exige pas que le fichier se trouve dans une section d'archives.

Mais elle comporte une limite tranchante : l'exception ne s'applique pas si le document sert actuellement à demander vos services, programmes ou activités, à y accéder ou à y participer. Un vieux rapport budgétaire se qualifie probablement. Un vieux formulaire de demande de permis que les résidents téléchargent et soumettent encore ne se qualifie pas — son âge est sans importance, parce qu'il est en usage actif.

Pourquoi ces exceptions ne sauveront-elles pas la plupart de vos PDF?

Parce que l'usage les fait tomber, et que les collections de documents publics sont pleines d'usage. La grille tarifaire que les gens consultent avant de payer, le formulaire encore lié depuis une page de service, le procès-verbal cité dans un litige en cours, la politique que le personnel envoie par courriel aux résidents — rien de cela n'est excepté, quelle que soit sa date. Et dès que vous mettez à jour ou corrigez un document excepté, il sort de l'exception et doit être rendu accessible.

Il y a une chose de plus que les exceptions ne retirent jamais : le devoir de répondre aux personnes. Si quelqu'un a besoin d'un document archivé dans un format accessible, l'obligation sous-jacente de donner accès à vos programmes s'applique toujours. Les exceptions gèrent la longue traîne; elles ne ferment pas la porte.

Quels documents se qualifient généralement?

Le matériel véritablement archivistique : les procès-verbaux d'affaires closes conservés pour la mémoire historique, les budgets et plans remplacés, les rapports de programmes terminés, la correspondance conservée uniquement pour la tenue de dossiers. Le schéma, c'est un contenu dont la seule fonction restante est de documenter le passé — personne n'en a besoin pour faire quoi que ce soit avec votre administration aujourd'hui.

Deux tests rapides aident. D'abord, le test du lien : si une page de service actuelle renvoie encore au document comme partie de la façon dont les résidents utilisent un programme, il n'est pas archivistique, quelle que soit sa date. Ensuite, le test de la mise à jour : si vous deviez corriger ou rafraîchir le document pour qu'il reste utile, c'est un document vivant, et le mettre à jour mettrait fin à l'exception de toute façon. Les documents qui passent les deux tests sont les candidats honnêtes pour une section d'archives identifiée.

Comment appliquer les exceptions sans parier?

Délibérément, et par écrit. Inventoriez les documents, indiquez pour chacun quelle exception vous invoquez et pourquoi, déplacez le matériel véritablement archivistique dans une section d'archives identifiée, et publiez un engagement de remédiation sur demande avec un délai annoncé. Une classification consignée que vous pouvez montrer plus tard vaut bien plus qu'une supposition selon laquelle vieux voulait dire exempté.

Puis réexaminez selon un calendrier. Les documents entrent et sortent de l'usage — un formulaire dormant est relié, un rapport archivé redevient partie des affaires courantes — et une classification de l'an dernier ne vaut que ce que vaut sa dernière vérification.

Quelle est la conclusion honnête?

Traitez les exceptions comme un outil de priorisation, pas comme une issue de secours. Elles existent pour que vous puissiez concentrer le budget sur les documents dont les gens ont réellement besoin — exactement là où un plan de remédiation devrait de toute façon commencer. Triez votre arriéré en visé, excepté et à retirer complètement, et vous constaterez généralement que la pile des documents visés reste grande, mais enfin finie.

Cet article ne constitue pas un avis juridique. Pour les obligations de conformité de votre organisation, consultez votre conseiller juridique.

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