Monitoreo de documentos
Conozca cada documento de su sitio, y cuáles no pasan
La mayoría de las entidades públicas no sabe cuántos PDF publica. DocoMatic arma un inventario completo de cada PDF y documento de Office que usted publica.
Word, Excel y PowerPoint también. Los PDF pasan verificaciones automatizadas tomadas de WCAG 2.1 AA(se abre en una pestaña nueva) y PDF/UA-1(se abre en una pestaña nueva), según un calendario y cuando usted lo pida.
El primer análisis fija su punto de partida y le da la cifra que hoy nadie en la organización conoce. Cada análisis posterior le envía lo nuevo, lo modificado y lo que acaba de fallar.
El análisis no requiere cuenta. Los documentos de Office se inventarían y se clasifican, pero no se verifican para accesibilidad.
Para quién es
¿Es usted?
El monitoreo es donde empiezan casi todas las entidades, porque responde la pregunta que tiene que ir primero.
- Le preguntaron cuántos PDF hay en su sitio web y tuvo que adivinar.
- Seis departamentos publican documentos a través de cuatro sistemas distintos.
- Alguien subió un paquete de junta el martes pasado y nadie lo revisó.
- Necesita demostrarle a un consejo, a una junta o a un denunciante que la cifra está bajando.
Si ya conoce su inventario y solo necesita despejar el rezago, vaya directo a la remediación de PDF en lote. El monitoreo y la remediación son dos partes de la plataforma de accesibilidad documental, y casi todas las entidades empiezan aquí. Vea cómo se ve esto para los distritos escolares y para las ciudades y condados.
El problema
No se arregla lo que no se ve
Los equipos web llevan control de las páginas. Los documentos se acumulan en otra parte.
Los equipos web llevan control de las páginas, pero los documentos se acumulan por todos lados: cargas de órdenes del día, subsitios departamentales, carpetas heredadas que nadie reclama. La mayoría de las organizaciones descubre su cifra real de documentos — y su tasa de fallas — solo después de una queja o una auditoría.
Ejecute un análisis gratuito de los documentos de su sitio para ver su inventario: cuántos documentos son públicos y cuántos PDF no pasan las verificaciones básicas de accesibilidad.
El inventario
Lo que le da un análisis
Una vez verificado un dominio, un análisis le entrega una tabla como esta y un CSV de ella. Las filas de abajo son de ejemplo, no el sitio de un cliente.
| Documento | Dónde está enlazado | Tipo | Último cambio | Verificaciones | Riesgo |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-03-board-packet.pdf | Junta directiva › Órdenes del día | PDF, 214 páginas | 12 de marzo de 2026 | Falla — sin etiquetas, sin título, sin idioma | Alto |
| permit-application.pdf | Permisos › Formularios | PDF, 4 páginas | 8 de enero de 2025 | Falla — los campos del formulario no están etiquetados | Alto |
| budget-worksheet.xlsx | Finanzas › Presupuesto | Libro de Excel | 19 de febrero de 2026 | Sin verificar — vea más abajo | Medio |
| newsletter-spring.pdf | Comunicaciones | PDF, 8 páginas | 2 de abril de 2026 | Pasa las verificaciones automatizadas | Bajo |
El inventario completo se descarga en CSV, y cada PDF que falla lleva un botón que lo envía a remediación. Usted elige qué documentos van; nada se envía, ni se cobra, porque un análisis lo haya encontrado.
Encontrar → evaluar → actuar
Cómo funciona el monitoreo
Seis pasos, en tres fases. Ninguno exige un especialista en accesibilidad en su personal.
Encontrar
Descubrir qué es público
1. Análisis programados y a pedido
Sus dominios verificados se vuelven a analizar según un calendario — mensual en el nivel gratuito, semanal o mensual en Starter y Growth, diario, semanal o mensual en Scale y Enterprise — y cada vez que usted pide un análisis. Los análisis siguen los mapas del sitio y los enlaces a documentos descargables, y respetan su robots.txt.
2. Inventario completo
Cada archivo PDF, Word, Excel y PowerPoint encontrado se cataloga con su ubicación, tamaño, estimación de páginas y huella de contenido. Solo los archivos PDF, PNG y JPEG pueden enviarse a remediación.
Evaluar
Determinar qué importa, y avisarle
3. Clasificación y verificaciones
Cada documento se clasifica para que sepa qué corregir primero, y los PDF pasan por las verificaciones automatizadas. Cómo funcionan la clasificación y las verificaciones
4. Alertas de documentos nuevos
El primer análisis completo de un dominio es su punto de partida y no envía alertas. Después, los documentos nuevos, modificados, retirados y recién fallidos se convierten en alertas, y un solo resumen por correo va al titular de la cuenta.
Actuar
Corregirlo, y demostrar que lo corrigió
5. Enviar un documento a remediación
Envíe desde el inventario un PDF que falla al proceso de remediación, luego descargue el archivo verificado y publíquelo usted mismo en lugar del original.
6. Informe mensual
Un informe mensual por dominio en el panel — inventario, proporción que falla, cambios de documentos, alertas y avance de la remediación — con el inventario descargable en CSV.
Qué comprueba un escaneo
Qué significa «falla» y cómo se clasifican los documentos
La página a la que sustituye esta prometía en su titular decirle qué documentos fallan, y nunca dijo respecto de qué. Esta es la respuesta completa, incluidas las partes que nos favorecen menos.
Qué verifica un análisis
Cada PDF que alcanza un análisis pasa por cinco verificaciones automatizadas, tomadas de lo que WCAG 2.1 AA(se abre en una pestaña nueva) y PDF/UA-1 (ISO 14289-1)(se abre en una pestaña nueva) exigen de un documento:
- Tiene un árbol de etiquetas, así que un lector de pantalla tiene una estructura que leer.
- Declara un título de documento.
- Declara un idioma.
- Sus imágenes están etiquetadas y no quedan como contenido sin etiquetar.
- Sus campos de formulario están etiquetados.
Un análisis es un filtro, no una validación. Le dice a escala qué documentos son claramente inutilizables. Un documento que supera las cinco no es por ello conforme con PDF/UA — solo ha pasado las verificaciones que un rastreador puede hacer.
Quién decide, y cuándo
El veredicto del análisis es nuestro. veraPDF(se abre en una pestaña nueva) — el validador independiente de código abierto que mantienen la PDF Association y la Open Preservation Foundation — no se ejecuta durante un análisis. Se ejecuta después, sobre el archivo remediado, a partir del nivel 2, y su veredicto es lo que lleva un informe de verificación.
Así que son dos cifras distintas, y preferimos decirlo antes que dejar que usted suponga que coinciden. Un análisis le dice por dónde empezar. La remediación y su informe le dicen si un documento realmente pasó. El nivel 1 no se valida con PDF/UA en absoluto.
Qué no se verifica
Los archivos de Word, Excel y PowerPoint — .docx, .xlsx y .pptx — se inventarían y se clasifican, pero nunca se verifican para accesibilidad. No existe un equivalente de PDF/UA para un .docx, y preferimos decirlo antes que mostrarle una puntuación inventada. Los formatos binarios antiguos, .doc, .xls y .ppt, no se rastrean en absoluto.
Cómo funciona la clasificación
La clasificación es un orden de prioridad, no una nota. Se construye con tres cosas que un rastreador puede observar:
La clasificación decide qué PDF se verifican primero cuando un análisis alcanza el límite de verificación de su plan, y el orden en que le llegan las alertas. Es nuestro orden, no una norma, y no lo presentamos como tal.
- Tipo
- Un formulario que los residentes deben completar va antes que un boletín archivado.
- Ubicación
- Un documento enlazado desde una página de navegación principal va antes que uno enterrado tres niveles abajo.
- Actualidad
- Un documento publicado o modificado en los últimos 90 días va antes que uno inactivo durante años.
El informe mensual
Un informe mensual que puede entregar
El inventario vende el primer análisis. La línea que baja es la razón por la que un secretario municipal sigue pagando en el mes siete.
Cifras de ejemplo. A lo largo de 6 informes mensuales, la proporción que falla cae de 62% a 21%. Esa es la forma que usted busca producir, y el informe es donde le demuestra a alguien que la produjo.
Cada dominio monitoreado recibe un informe mensual en el panel: total de documentos, proporción que falla, qué fue nuevo, modificado o retirado, actividad de alertas y avance de la remediación. El inventario por documento se descarga en CSV. El informe son datos en el panel más ese CSV — una edición en PDF accesible todavía no está construida.
Para qué sirve. Documenta su avance frente a una fecha límite en una forma que puede adjuntar a un paquete de junta o entregar a su abogado.
Es un registro de lo que usted hizo, no una opinión jurídica ni un certificado: ningún organismo gubernamental certifica documentos como accesibles, y nosotros no emitimos certificados. Esto no es asesoría legal. Para decisiones sobre las obligaciones de su entidad, apóyese en las fuentes primarias, en lo que la norma realmente exige y en los materiales del DOJ en ADA.gov, y consulte a su abogado.
Honestos sobre los límites
Lo que el monitoreo no cubre
Dicho con claridad, para que pueda incluirnos o descartarnos rápido.
Nada detrás de un inicio de sesión. Analizamos páginas públicas en los dominios que usted registra y verifica, y nos detenemos donde su robots.txt lo indica. Las intranets, los portales del personal y las áreas de miembros no se analizan.
Los documentos de Office se inventarían, no se verifican ni se remedian. Solo los archivos PDF, PNG y JPEG pueden enviarse al proceso de remediación.
No la accesibilidad de su propio sitio web. Nos ocupamos de los documentos que usted publica, no de las páginas alrededor. Si el sitio mismo necesita trabajo, necesita otra herramienta junto a esta.
Las alertas van al titular de la cuenta. Un resumen por correo, un destinatario. Un webhook firmado puede llevar la misma alerta a sus propios sistemas — vea las integraciones — pero el enrutamiento de alertas por usuario está en la hoja de ruta y no se ha lanzado. Reenvíe el resumen por ahora.
La cobertura del análisis tiene tope por plan. En el nivel gratuito un análisis inventaría hasta 500 documentos y verifica automáticamente los 50 PDF mejor clasificados entre ellos. Ambos topes suben con el plan, y desde Growth en adelante se verifica cada PDF encontrado. Vea los límites por plan.
Nunca escribimos en su sitio web ni en su gestor de contenidos. Usted publica el archivo de reemplazo, que es también la respuesta a la primera pregunta que hará su departamento de TI.
Incluido en todos los planes
Qué incluye cada plan
El monitoreo está en todos los planes, incluido el nivel gratuito. Estas son las cifras, no los adjetivos.
| Límite de monitoreo | Nivel gratuito | Starter | Growth | Scale | Enterprise |
|---|---|---|---|---|---|
| Dominios monitoreados | 1 | 1 | 3 | 10 | Ilimitados |
| Calendario de reanálisis | Mensual | Semanal o mensual | Semanal o mensual | Diario, semanal o mensual | Diario, semanal o mensual |
| Documentos inventariados por análisis | 500 | 2,000 | 5,000 | 10,000 | 20,000 |
| PDF verificados automáticamente por análisis | 50 | 200 | Cada PDF encontrado | Cada PDF encontrado | Cada PDF encontrado |
| Resumen de alertas por correo | Incluido | Incluido | Incluido | Incluido | Incluido |
| Informe mensual y CSV | Incluido | Incluido | Incluido | Incluido | Incluido |
Encontrar y vigilar es gratis. Usted paga por página solo cuando decide enviar un documento a remediación.
Encontrado → corregido
De encontrado a corregido
El ciclo que siguen casi todas las entidades. Cinco pasos, dos de ellos suyos.
1. Analizar
Verifique un dominio y obtenga el inventario. Gratis, un dominio, sin tarjeta.
2. Priorizar
Ordene por clasificación y decida qué hay que corregir antes de su fecha de cumplimiento. Estime cuánto cuesta antes de comprometerse a nada.
3. Remediar
Envíe los PDF que fallan a la remediación de PDF en lote desde el inventario. No se le cobra un documento que no pasa la verificación. Vea la garantía. Un revisor con nombre también puede revisar el resultado: actívelo al solicitar una corrección, o acuérdelo con nuestro equipo.
4. Publicar
Este paso es suyo. La lista de reemplazo asocia cada URL original con su archivo remediado, su puntuación y su informe de verificación, como tabla y como CSV. Descargue el archivo y publíquelo en lugar del original. Nunca tocamos su sitio web.
5. Demostrar
El siguiente análisis programado encuentra el archivo nuevo y lo muestra pasando, y el informe mensual muestra la proporción que falla bajando.
El monitoreo y la remediación son dos partes de la plataforma de accesibilidad documental. El ciclo corre al ritmo de reanálisis de su plan, y usted decide qué entra en él.
Preguntas frecuentes
Preguntas que la gente hace antes del primer análisis
¿Compra para una organización grande?
Reservar una demostración de 20 minutos(se abre en una pestaña nueva)¿Qué cubre el rastreador?
¿Con qué frecuencia se analizan mis dominios?
¿Qué pasa cuando aparece un documento nuevo?
¿Puedo mostrarle esto a una junta o a un consejo?
¿Con qué comparan los documentos?
¿Verifican archivos de Word y Excel?
¿El análisis hará más lento mi sitio web?
¿Puede recibir las alertas más de una persona?
¿Cuántos documentos encontrarán en un sitio como el mío?
Empiece por contar
Vea su rezago de documentos
El análisis gratuito muestra qué es público y qué falla, antes de que se comprometa a nada. Un dominio, sin tarjeta.