Documentos de pacientes accesibles bajo la regla HHS de la Sección 504
Beneficiarios con 15 o más empleados: 11 de mayo de 2027 · Menos de 15: 10 de mayo de 2028
Si su organización recibe asistencia financiera federal del HHS, la regla de 2024 bajo la Sección 504 exige que su contenido web — incluidos los PDF que los pacientes realmente usan — cumpla el nivel AA de las WCAG 2.1.
DocoMatic remedia formularios de admisión, avisos e instrucciones a WCAG 2.1 AA y PDF/UA, con informes de verificación que su oficina de cumplimiento puede archivar.
El escaneo es gratis y no necesita cuenta. La prueba incluye 100 créditos durante 14 días, en hasta 10 documentos, sin tarjeta.
- Beneficiarios con 15 o más empleados
- 7 meses hasta el 11 de mayo de 2027
- Beneficiarios con menos de 15 empleados
- 19 meses hasta el 10 de mayo de 2028
Meses contados desde el día en que se generó esta página. El HHS extendió ambas fechas una vez, en mayo de 2026, y dice que podría proponer más cambios a la regla; vea las fuentes más abajo.
La regla del HHS pone fecha a los documentos de pacientes
La regla, las dos fechas y dónde está cada una hoy, las excepciones, y dónde está escrito cada punto.
En mayo de 2024, el Department of Health and Human Services publicó una regla final bajo la Sección 504 de la Rehabilitation Act que exige a los beneficiarios de asistencia financiera federal del HHS que su contenido web y sus aplicaciones móviles — incluidos, de forma explícita, documentos como los PDF publicados para pacientes — cumplan el nivel AA de las WCAG 2.1. El requisito está en 45 CFR 84.84(se abre en una pestaña nueva).
La fecha de cumplimiento depende de cuántos empleados tiene el beneficiario, no de cuánta asistencia recibe: quince o más empleados significa el 11 de mayo de 2027; menos de quince significa el 10 de mayo de 2028. Ambas se pospusieron un año mediante una regla final provisional del 11 de mayo de 2026(se abre en una pestaña nueva), y cada una cae ahora unos 15 días después de la fecha correspondiente del Título II de la ADA — así que un hospital público sujeto a ambas reglas planifica según la más cercana.
Para la mayoría de los proveedores, la exposición se concentra en los documentos: formularios de admisión y consentimiento, instrucciones de cuidados posteriores, políticas de asistencia financiera. Un paciente que no puede leer las instrucciones previas a un procedimiento es la falla de accesibilidad que los reguladores y los demandantes notan.
Las dos fechas, y dónde está cada una
| Fecha de cumplimiento | Aplica a | Estado |
|---|---|---|
| 11 de mayo de 2027 | Beneficiarios con 15 o más empleados | Faltan 7 meses |
| 10 de mayo de 2028 | Beneficiarios con menos de 15 empleados | Faltan 19 meses |
Ambas fechas provienen de la regla final provisional del 11 de mayo de 2026(se abre en una pestaña nueva) del Department, 91 FR 25496 (May 11, 2026), amending 45 CFR 84.84(b), que extendió un año cada fecha de la regla del 9 de mayo de 2024 y dice que las demás obligaciones de los beneficiarios bajo la Sección 504 continúan sin importar las fechas.
No todo PDF antiguo tiene que corregirse
El 45 CFR 84.85(se abre en una pestaña nueva) exceptúa los documentos electrónicos convencionales — PDF, archivos de procesador de texto, presentaciones y hojas de cálculo — publicados antes de su fecha de cumplimiento, salvo que se usen actualmente para solicitar, obtener acceso o participar en los programas o actividades del beneficiario. Un informe de salud comunitaria de 2019 es del primer tipo; un formulario de admisión de 2019 todavía en uso, del segundo.
El contenido web archivado queda exceptuado por separado, con cuatro condiciones en 84.10(se abre en una pestaña nueva) — entre ellas, que se conserve exclusivamente para referencia, investigación o registro, en un área claramente identificada como archivo. El inventario separa el archivo verdadero del rezago vivo; su abogado decide los casos límite.
Fuentes
Cada afirmación regulatoria de esta página está citada a una de estas fuentes primarias.
- HHS Office for Civil Rights: regla final de la Sección 504
- Regla final provisional del HHS que extiende las fechas de cumplimiento web y móvil, 91 FR 25496 (May 11, 2026), amending 45 CFR 84.84(b)
- Regla final HHS Sección 504, Federal Register, 9 de mayo de 2024
- 45 CFR 84.84 — Requisitos de accesibilidad web y móvil (eCFR, texto vigente con las fechas extendidas)
- 45 CFR 84.85 — Excepciones, incluidos los documentos electrónicos convencionales preexistentes (eCFR)
- Pautas de Accesibilidad para el Contenido Web (WCAG) 2.1 del W3C
¿La regla nos aplica?
La Sección 504 sigue al financiamiento, no al sector. Si su organización recibe asistencia financiera federal del HHS, aplica — un beneficiario es cualquier agencia, institución, organización u otra entidad, pública o privada(se abre en una pestaña nueva) a la que llega la asistencia. El número de empleados decide su fecha, no si está cubierto.
| Si usted es | Probablemente cubierto |
|---|---|
| Un hospital público, un distrito hospitalario o un departamento de salud pública | Sí, si recibe asistencia del HHS — y el Título II de la ADA también aplica, con sus propias fechas. Vea los segmentos de entidades públicas. |
| Un sistema de salud sin fines de lucro que recibe financiamiento del HHS | Sí. |
| Un centro de salud comunitario o una clínica financiados con subvenciones del HHS | Sí. |
| Un consultorio privado que acepta Medicaid o CHIP | Normalmente — la participación en Medicaid suele tratarse como asistencia financiera federal. Confírmelo con su abogado. |
| Un proveedor que no recibe ningún fondo federal | La Sección 504 no aplica. Otras obligaciones pueden aplicar — entre ellas el Título III de la ADA y la ley estatal. |
La cobertura es una conclusión legal: esta tabla orienta, no decide. Confirme cada fila con su abogado frente a sus propias fuentes de financiamiento.
Si ambas reglas le aplican
El objetivo técnico es el mismo — WCAG 2.1 AA — y remediar una vez satisface ambas. Las fechas, el regulador y los informes difieren; planifique según la fecha aplicable más cercana.
El conjunto de documentos dirigidos a pacientes
El rezago se concentra en los archivos de los que más dependen los pacientes. Cinco categorías, y lo que cada una necesita.
Formularios de admisión, consentimiento e inscripción
Formularios rellenables con campos etiquetados, un orden de tabulación lógico y marcas de campo obligatorio. Son documentos de nivel 3 — campos interactivos, a menudo de varias páginas — y es donde una falla deja de ser un hallazgo de cumplimiento y se convierte en un paciente que no pudo inscribirse, o que firmó algo que no pudo leer. El analizador recomienda el nivel por documento y usted lo elige antes de que corra cualquier trabajo.
Aquí se recomienda revisión humana. Un revisor con nombre comprueba lo que las máquinas no pueden resolver — si una etiqueta coincide con lo que el campo pregunta — y firma una atestación antes de la entrega, por 10 créditos por página además del nivel.
Qué formularios están cubiertos. Un formulario completado sobre un paciente, detrás del inicio de sesión de un portal, cae bajo la excepción de la regla para documentos individualizados y asegurados. El formulario en blanco de su sitio público no.
Avisos de no discriminación y de privacidad
Exigidos por ley, a menudo publicados en muchos idiomas, cada uno con su propio idioma declarado en el archivo.
Instrucciones de cuidados posteriores y de preparación
Los documentos que los pacientes deben leer y seguir — las fallas tienen aquí consecuencias clínicas, por eso el texto alternativo ambiguo y el orden de lectura pasan a un revisor.
Políticas de asistencia financiera y facturación
Políticas y estimaciones llenas de tablas que necesitan estructura real, no imágenes escaneadas de texto: tablas etiquetadas, y OCR cuando la fuente es un escaneo.
Informes de salud comunitaria y de calidad
Gráficos y cifras que necesitan alternativas textuales significativas que una máquina no puede redactar por sí sola.
Avisos en muchos idiomas
Los avisos de no discriminación y las leyendas de asistencia lingüística suelen publicarse en quince idiomas o más. Cada versión necesita su propio idioma declarado en el archivo — de lo contrario, un lector de pantalla lee texto en español con voz en inglés, lo que no es una falla parcial sino total.
El idioma principal de cada archivo se escribe en sus metadatos como una etiqueta BCP 47 — el inglés, el francés y el español se detectan a partir del texto; cualquier otro idioma se define en la revisión — y cada versión se verifica por separado: un conjunto de quince avisos son quince archivos verificados, cada uno con su propio informe.
Un límite, dicho con claridad
Nuestro OCR es solo en inglés. Los PDF nacidos digitales en otros idiomas pasan normalmente por la cadena estructural, pero un aviso escaneado en español o vietnamita no puede reconocerse hoy, y todavía no verificamos texto alternativo en idiomas distintos del inglés. Si sus avisos multilingües son escaneos, dígnoslo antes de comprar.
Se ajusta a cómo trabajan los equipos de cumplimiento
Cuatro pasos, en torno a las personas que un sistema de salud ya tiene. Nada de lo que ejecutamos escribe en su sitio: usted publica el archivo verificado.
Paso 1
Conecte sus dominios públicos
Rastreamos sus sitios públicos — sistema, centros, fundación — e inventariamos cada documento publicado. Solo se rastrea contenido público — no hay datos de pacientes involucrados, y nunca escribimos en su sitio.
Paso 2
La remediación corre al nivel que eligió
Sus formularios, avisos e instrucciones se remedian a WCAG 2.1 AA y PDF/UA con una puntuación de verificación por archivo. La puntuación es nuestra; desde el nivel 2, el veredicto PDF/UA viene de veraPDF.
Paso 3
Cumplimiento revisa los archivos señalados
Los documentos de alto riesgo — formularios de consentimiento, avisos — van a un revisor con nombre de nuestro equipo de accesibilidad, que firma una atestación antes de entregar el archivo. Cada versión conserva un registro de lo que cambió.
Paso 4
Archivos verificados con pista de auditoría
Cada documento remediado lleva un informe de verificación que su oficina de cumplimiento puede presentar a pedido.
Por dónde empezar, en orden
El orden del trabajo es el mismo ya sea que su fecha esté a meses o más lejos — y le da a una oficina de cumplimiento algo que mostrar.
Un oficial de cumplimiento no necesita que le digan que la fecha se acerca; necesita un orden de operaciones defendible y un registro. La mayoría de las organizaciones nunca ha contado lo que publica — ese es el primer paso, y toma minutos.
La aplicación de la Sección 504 corre por las quejas e investigaciones de la HHS OCR, y la extensión movió la fecha, no el deber: el Department escribió que recipients have an ongoing obligation to ensure that their programs and activities offered using web content and mobile apps are accessible to individuals with disabilities
(91 FR 25496)(se abre en una pestaña nueva) — la obligación continua de hacer accesibles los programas ofrecidos mediante contenido web. Lo que importa cuando llega una queja es lo que usted puede mostrar.
Cuente lo que publica
Escanee gratis su sitio público — unos minutos, sin cuenta — para obtener el número de documentos y la proporción que falla las comprobaciones automáticas.
Corrija los documentos sobre los que los pacientes deben actuar
Formularios de admisión y consentimiento, instrucciones de cuidados posteriores, políticas de asistencia financiera: poco volumen, máxima consecuencia, y el caso más claro para la revisión humana.
Corrija los avisos
Exigidos por ley, publicados en muchos idiomas, y normalmente rápidos: un archivo verificado por idioma.
Lleve un registro
Cada archivo remediado lleva un informe de verificación con fecha, y el monitoreo detecta lo nuevo. Un programa documentado en marcha es una posición distinta a no tener programa alguno.
Esto no es asesoría legal ni una defensa. Es el orden en que va el trabajo.
Vea su propio rezago
No mantenemos un registro de organizaciones de salud como lo hacemos para las entidades públicas — los beneficiarios de financiamiento del HHS no son una lista publicada — así que el número que importa es el suyo.
Escaneo gratis
Escanee su propio dominio
Un escaneo gratis le da el recuento y la proporción con fallas en minutos, sin cuenta, y no necesitamos haberlo rastreado antes. Ejecútelo en el sitio del sistema y luego en el de cada centro.
Escanear nuestros documentos públicos¿Un hospital público o un departamento de salud?
Los hospitales públicos y los departamentos de salud también tienen una página en nuestros centros de plazos del Título II de la ADA, con sus fechas del Título II — separadas de las fechas del HHS en esta página.
Precios para el volumen de salud
Se cobra por página según el nivel, a tarifas de créditos publicadas. Avisos, instrucciones e informes suelen ir en nivel 1 o 2; los formularios rellenables son nivel 3; los registros escaneados van en nivel 2 con el complemento de OCR. Los sistemas suelen liquidar el rezago con un paquete único y luego usan un plan mensual.
Un ejemplo trabajado: un rezago de 60,000 páginas
Un sistema con varios centros: formularios, avisos en una docena de idiomas, políticas de facturación. Números redondos, para que la aritmética se compruebe en un comité de cumplimiento; la mezcla es ilustrativa.
| Nivel | Páginas | Créditos por página | Créditos |
|---|---|---|---|
| Nivel 1 — texto, encabezados y listas | 42,000 | 1 | 42,000 |
| Nivel 2 — tablas, columnas, imágenes | 15,000 | 4 | 60,000 |
| Nivel 3 — formularios rellenables | 3,000 | 30 | 90,000 |
| Revisión humana en las páginas de formularios | 3,000 | 10 | 30,000 |
| Total | 60,000 | 222,000 |
El paquete de rezago de 250,000 créditos cuesta $37,500.00 — $0.15 por crédito, con 24 meses para usarlo — así que cubre este rezago con créditos de sobra.
Para lo que publica de forma continua, Growth cuesta $999.00 al mes por 4,000 créditos y 3 dominios monitoreados; Scale cuesta $2,999.00 al mes por 15,000 créditos, para sistemas con muchos sitios de centros.
Las páginas escaneadas suman 2 créditos por página para OCR en nivel 2. La revisión humana suma 10 créditos por página además del nivel del documento.
Una estimación, no una cotización: el nivel se evalúa por página cuando corre el trabajo, y usted lo ve antes de que se cobre nada.
No se le cobra por un documento que no supera la verificación. Cómo funciona la regla de no cobro.
Cómo compran los sistemas de salud
El pago con tarjeta se abrirá con el lanzamiento de nuestra facturación. Hoy, los planes y los créditos se acuerdan por cotización y se pagan por orden de compra.
Órdenes de compra con facturación a 30 a 60 días, pagadas por ACH. Aceptamos certificados de exención fiscal, y hay un formulario W-9 disponible a pedido.
Nada de información médica protegida sin un Acuerdo de Socio Comercial (BAA) firmado. Los documentos públicos no la contienen, así que la mayoría de los clientes nunca necesita uno; si su política exige un BAA de todos modos, lo ofrecemos a pedido — vea las preguntas frecuentes y la sección 11 del Acuerdo de Procesamiento de Datos.
El inicio de sesión único (SSO) está incluido en todos los planes de pago. Miembros del equipo: 5 en Starter, 15 en Growth, 50 en Scale.
Preguntas del sector salud
¿La regla HHS de la Sección 504 aplica a nuestra organización?
Aplica a los beneficiarios de asistencia financiera federal del HHS, públicos o privados — la mayoría de los hospitales, sistemas de salud, clínicas y proveedores que participan en Medicaid y otros programas financiados por el HHS. El número de empleados decide su fecha de cumplimiento, no si está cubierto; si sus fuentes de financiamiento califican es una pregunta para su abogado.
¿Cuáles son las fechas de cumplimiento?
Los beneficiarios con quince o más empleados deben cumplir antes del 11 de mayo de 2027; los de menos de quince, antes del 10 de mayo de 2028. El HHS extendió ambas fechas un año mediante una regla final provisional del 11 de mayo de 2026, y dice que podría proponer más cambios a la regla de 2024. Los hospitales públicos y los departamentos de salud también están bajo el Título II de la ADA, cuyas fechas se fijan por separado.
¿DocoMatic toca datos de pacientes?
Solo si usted los sube, y no debe subir información médica protegida salvo que DocoMatic haya firmado antes con usted un Acuerdo de Socio Comercial (BAA). Nuestro monitoreo rastrea solo contenido web público — formularios en blanco, avisos, instrucciones — que normalmente no contiene datos de pacientes. Los archivos subidos se analizan en busca de malware antes de procesarse y nunca se usan para entrenar modelos, y las cargas de herramientas públicas se eliminan en 24 horas. Vea la sección 11 de nuestro Acuerdo de Procesamiento de Datos.
¿Pueden hacer nuestros formularios de admisión rellenables y accesibles?
Sí — los formularios son nuestro nivel de remediación más alto, el nivel 3: campos etiquetados, orden de tabulación lógico y agrupación correcta de las opciones, a 30 créditos por página, y recomendamos revisión humana para ellos. Un formulario que no supera nuestro umbral de verificación no se cobra.
¿Cómo funcionan los precios para un sistema con varios centros?
Créditos por página compartidos entre espacios de trabajo, de modo que cada centro tiene sus propios informes mientras el sistema compra el volumen una sola vez. Una página cuesta 1 crédito en nivel 1, 4 en nivel 2 y 30 en nivel 3; un crédito cuesta $0.20–$0.30 en un plan mensual, y los paquetes de rezago salen más baratos por crédito.
Las fechas se extendieron. ¿Deberíamos esperar?
La extensión movió las fechas, no la obligación: la regla final provisional dice que el deber de los beneficiarios de hacer accesibles los programas que ofrecen mediante contenido web continúa sin importar las fechas. Contar lo que publica toma minutos, los formularios sobre los que los pacientes deben actuar vale la pena corregirlos en cualquier plazo, y esperar significa un rezago mayor el día en que llegue la fecha.
¿La Sección 504 aplica a los consultorios privados?
Si el consultorio recibe asistencia financiera federal del HHS, sí — la regla cubre a beneficiarios privados y públicos por igual, y la participación en Medicaid suele tratarse como asistencia financiera federal. Un consultorio con menos de quince empleados está cubierto en la fecha más tardía, el 10 de mayo de 2028. Confirme sus propias fuentes de financiamiento con su abogado.
¿Necesitamos un BAA?
Para documentos públicos, no: procesamos solo los archivos públicos que usted o sus sistemas nos envían o que nuestro rastreador encuentra en su sitio web, y no hay información médica protegida involucrada. Si piensa subir documentos que contengan información médica protegida, primero debe firmarse un Acuerdo de Socio Comercial — DocoMatic no acepta información médica protegida sobre ninguna otra base. Lo ofrecemos a pedido en legal@docomatic.ai; si su política exige un BAA de todos modos, dígnoslo.
¿Están cubiertos los documentos del portal de pacientes?
La regla cubre el contenido web y las aplicaciones móviles que un beneficiario provee, incluidos los documentos detrás de un inicio de sesión, con una excepción para documentos individualizados y protegidos con contraseña sobre un paciente específico. El monitoreo no rastrea detrás de un inicio de sesión, así que los documentos del portal nos llegan por carga o por una conexión — y si alguno pudiera contener información médica protegida, primero va un Acuerdo de Socio Comercial.
Esté listo antes de su fecha HHS
Empiece por saber qué publica — la mayoría de las organizaciones nunca ha contado, y un escaneo gratis le da el número y la proporción con fallas en minutos, sin cuenta. O empiece con 100 créditos gratis — unas 100 páginas simples, 25 complejas o 3 páginas de formularios rellenables, en hasta 10 documentos durante 14 días — y compruebe primero nuestra calidad con sus propios formularios.